Wie schreibe ich als Freelancer eine Rechnung?
Wer freiberuflich Geld verdient, braucht zuerst eine Steuernummer: Hier steht der Weg von der Anmeldung bis zur fertigen Rechnung.
Kurze Antwort
Ohne steuerliche Erfassung keine Rechnung. Melde deine Tätigkeit mit dem "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" über ELSTER beim Finanzamt an und warte auf die Steuernummer. Entscheide dann, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, und schreibe jede Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Rechnung versenden, Kopie revisionssicher archivieren, Umsatzsteuer und Gewinn über ELSTER melden.
Das brauchst du
Schritt für Schritt
Tätigkeit einordnen
Wissens- und personenbezogene Arbeit wie Beratung, Übersetzung, Design oder Journalismus zählt meist zu den freien Berufen und braucht keine Gewerbeanmeldung. Programmierung, Handel und organisationslastige Leistungen gelten häufig als Gewerbe mit Anmeldung beim Gewerbeamt. Die Einordnung bestimmt Anmeldeweg, Gewerbesteuer und Kammerpflicht, deshalb steht sie am Anfang.
Beim Finanzamt anmelden
Öffne mein.elster.de, wähle unter "Formulare & Leistungen" den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" und trage Tätigkeit, Adresse, Umsatzschätzung und Bankverbindung ein. Nach dem Absenden schickt das Finanzamt die Steuernummer zu, mit der du erst Rechnungen ausstellen darfst. Bei Unsicherheit lohnt eine Steuerberatung für diesen Schritt.
Kleinunternehmerregelung entscheiden
Im Fragebogen legst du fest, ob du § 19 UStG nutzt und damit keine Umsatzsteuer ausweist. Das vereinfacht Rechnungen und Meldungen, schließt aber den Vorsteuerabzug aus. Prüfe die aktuellen Umsatzgrenzen und deine geplanten Investitionen, bevor du dich entscheidest, denn ein Verzicht bindet dich mehrere Jahre.
Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben aufbauen
Nach § 14 UStG gehören Name und Adresse beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag hinein. Als Kleinunternehmer ergänzt du stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ergänze Zahlungsziel und IBAN, damit die Zahlung nicht liegen bleibt.
Rechnung stellen und versenden
Stelle die Rechnung zeitnah nach Abschluss der Leistung, bei Geschäftskunden spätestens innerhalb von sechs Monaten. Prüfe Beträge, Nummer und Kundendaten in der Vorschau und versende die Datei per E-Mail oder über dein Rechnungsprogramm. Strukturierte E-Rechnungen musst du im B2B-Bereich seit 2025 empfangen können, für den Versand gelten gestaffelte Fristen.
Zahlungseingang verfolgen
Notiere Fälligkeit und Zahlungseingang zu jeder Rechnungsnummer, damit offene Posten sichtbar bleiben. Bleibt die Zahlung aus, schicke eine freundliche Zahlungserinnerung und danach eine Mahnung mit neuer Frist. Erst nach Verzug kannst du Verzugszinsen und die Mahnpauschale für Geschäftskunden geltend machen.
Belege ordnen und aufbewahren
Lege Rechnungskopien und Eingangsbelege digital ab, unveränderbar und nach den GoBD nachvollziehbar. Sortiere sie nach Monat und trage Einnahmen sowie Ausgaben laufend in deine Einnahmenüberschussrechnung ein. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen liegen je nach Belegart bei acht bis zehn Jahren.
Meldungen fristgerecht abgeben
Reiche die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich bis zum 10. des Folgemonats über ELSTER ein, sofern du nicht Kleinunternehmer bist. Zum Jahresende folgen Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Einkommensteuererklärung mit Anlage S oder G und die Anlage EÜR. Zahlungen erledigst du am einfachsten per SEPA-Lastschriftmandat für das Finanzamt.
Tipps
Achtung
Der häufigste Fehler sind fehlende Pflichtangaben und eine Umsatzsteuer, die du als Kleinunternehmer trotzdem ausweist. Beides musst du korrigieren, und unberechtigt ausgewiesene Steuer schuldest du dem Finanzamt. Ebenso riskant ist es, Umsatzsteuer als eigenes Einkommen zu behandeln: Das Geld gehört dem Finanzamt und fehlt sonst bei der Voranmeldung.
Häufige Fragen
+Darf ich ohne Steuernummer eine Rechnung schreiben?
Nein. Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist Pflichtangabe, du brauchst also zuerst die steuerliche Erfassung beim Finanzamt. Bei einer einzigen Gelegenheitsleistung kann eine Gutschrift des Auftraggebers ausreichen, das klärt am besten das Finanzamt.
+Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbe?
Freie Berufe nach § 18 EStG melden sich nur beim Finanzamt an und zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbliche Tätigkeiten brauchen eine Gewerbeanmeldung, zahlen ab dem Freibetrag Gewerbesteuer und werden Mitglied der IHK oder Handwerkskammer.
+Muss ich eine GmbH oder UG gründen?
Nein. Als Einzelunternehmer oder Freiberufler kannst du sofort und ohne Stammkapital abrechnen. Eine Kapitalgesellschaft ist eine Frage von Haftung, Umsatzhöhe und Steuerlast, keine Voraussetzung für das Rechnungstellen.
+Sind Papierrechnungen noch erlaubt?
Gegenüber Privatkunden ja. Im Geschäftsverkehr setzt sich die strukturierte E-Rechnung durch: Empfangen musst du sie seit 2025, für den eigenen Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028.
+Brauche ich einen Steuerberater?
Pflicht ist es nicht, Einnahmenüberschussrechnung und Voranmeldung kannst du selbst über ELSTER erledigen. Bei Auslandsumsätzen, Buchführungspflicht oder Mitarbeitern spart eine Beratung meist mehr, als sie kostet.
Quellen und Prüfung
Zuletzt geprüft: 13 Eylül 2026. sag uns Bescheid. Die Quelle beschreibt das türkische Verfahren mit Dijital Vergi Dairesi und serbest meslek makbuzu. Diese Fassung ist auf das deutsche System übertragen: ELSTER, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Pflichtangaben nach § 14 UStG und Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Fristen und Grenzwerte ändern sich, aktuelle Werte beim Finanzamt oder in der Steuerberatung prüfen.
Dieser Inhalt dient der Information; bei Behördengängen gelten die aktuellen Angaben der zuständigen Stelle. Details: Haftungsausschluss.