Hoe stuur je als freelancer een factuur?
Verdien je geld als freelancer? Dan schrijf je je eerst in als ondernemer en pas daarna factureer je: hier staat de route van begin tot eind.
Kort antwoord
Factureren mag pas als je ondernemer bent. Schrijf je in bij de KVK, ontvang je btw-id en btw-nummer van de Belastingdienst en maak een factuursjabloon met alle verplichte gegevens. Stuur bij elke opdracht een factuur met doorlopend nummer, factuurdatum, btw-tarief en betaaltermijn, boek hem in je administratie en geef de omzet op in je btw-aangifte.
Wat je nodig hebt
Stap voor stap
Bepaal je soort inkomsten
Werk je zelfstandig, voor meerdere opdrachtgevers en met winstoogmerk, dan ben je ondernemer en factureer je. Gaat het om losse klussen zonder duurzaam karakter, dan kan het resultaat uit overige werkzaamheden zijn en factureer je niet als ondernemer. Deze keuze bepaalt je administratie, je btw-plicht en je aangiftes, dus begin hier.
Schrijf je in bij de KVK
Maak via kvk.nl een online inschrijfformulier aan, kies je rechtsvorm (meestal eenmanszaak) en je SBI-code, en plan een afspraak bij een KVK-kantoor. Neem je identiteitsbewijs mee. Na de inschrijving krijg je je KVK-nummer, dat op elke factuur moet staan.
Regel je btw-id en btw-nummer
De Belastingdienst beoordeelt na je KVK-inschrijving of je btw-ondernemer bent en stuurt je btw-identificatienummer en btw-nummer per post. Het btw-id gebruik je op facturen en je website, het btw-nummer voor contact met de Belastingdienst. Krijg je na twee weken niets, bel dan de Belastingtelefoon.
Zet je administratie op
Kies een facturatie- of boekhoudpakket en stel je gegevens, btw-tarieven en een doorlopende nummerreeks in. Open een aparte zakelijke rekening zodat privé en zakelijk niet door elkaar lopen. Zo staan alle verplichte velden automatisch goed en scheelt het je werk bij de aangifte.
Maak de factuur volledig
Vermeld je naam en adres, KVK-nummer, btw-id, naam en adres van de klant, een unieke factuurnummer, de factuurdatum, de leveringsdatum, een duidelijke omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Zet er ook je IBAN en betaaltermijn bij, meestal veertien of dertig dagen.
Verstuur de factuur en volg de betaling
Stuur de factuur als pdf per e-mail direct na levering of aan het eind van de maand, afhankelijk van je afspraak. Zet een herinnering in je agenda of laat je pakket automatisch aanmanen. Blijft betaling uit, stuur dan een betalingsherinnering en daarna een ingebrekestelling.
Boek elke factuur in
Verwerk verkoopfacturen en inkoopbonnen in je boekhouding zodra ze er zijn, met datum, bedrag en btw. Bewaar de originelen digitaal; de bewaarplicht is zeven jaar, voor onroerend goed tien jaar. Een bijgewerkte administratie maakt je btw-aangifte een kwestie van overtypen.
Doe je aangiftes op tijd
Dien je btw-aangifte in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, meestal per kwartaal, en betaal het saldo voor de uiterste datum. Geef je winst daarna op in de aangifte inkomstenbelasting, waar je ook ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek kunt claimen.
Tips
Let op
De grootste fout is factureren zonder inschrijving of met ontbrekende gegevens. Een factuur zonder KVK-nummer, btw-id of doorlopend nummer wordt afgekeurd en je klant kan de btw niet aftrekken. Reken ook nooit in netto: bij een verkeerd btw-tarief blijft de naheffing plus rente voor jouw rekening.
Veelgestelde vragen
+Mag ik factureren zonder KVK-inschrijving?
Nee, een zakelijke factuur hoort bij een ingeschreven onderneming met KVK-nummer en btw-id. Voor een eenmalige klus kan de opdrachtgever soms een uitbetaling zonder factuur verwerken; vraag dat vooraf na.
+Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Je naam en adres, KVK-nummer, btw-id, de gegevens van de klant, een unieke factuurnummer, factuur- en leveringsdatum, een omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
+Moet ik een bv oprichten?
Nee. De meeste freelancers beginnen met een eenmanszaak. Een bv is pas interessant bij hogere winst of als je aansprakelijkheid wilt beperken.
+Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, digitaal of op papier. Voor gegevens over onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar.
+Heb ik een boekhouder nodig?
Niet verplicht: met een boekhoudpakket kun je btw- en inkomstenbelastingaangifte zelf doen. Bij internationale klanten, personeel of twijfel over aftrekposten is een boekhouder het geld waard.
Bronnen en controle
Laatst gecontroleerd: 13 Eylül 2026. laat het ons weten. De bronhandleiding beschrijft de Turkse procedure; deze versie is bewerkt naar de Nederlandse praktijk met KVK, Belastingdienst, btw-id en de kleineondernemersregeling. Controleer actuele grenzen en termijnen bij de Belastingdienst.
Deze inhoud is informatief; bij officiële procedures gelden de actuele mededelingen van de betreffende instantie. Details: disclaimer.